Informasjon til foreldre og foresatte

Hver påske siden 1992 har The Gathering (TG) samlet flere tusen datainteresserte ungdom, fra både innland og utland, i Vikingskipet på Hamar!

TG er en sosial samlingsplass med konserter, kurs, konkurranser og andre aktiviteter gjennom hele uken. Bak arrangementet står rundt 350-400 frivillige, som gjør sitt beste for at deltakerne skal få en fin påske, på en trygg arena hvor alle er velkomne.

Aldersgrense

Det er ikke satt noen øvre eller nedre aldersgrense for deltakere, men vi anbefaler at deltakere under 16 år ikke drar alene.

Deltakere under 16 år

Alle deltakere under 16 år må ha skriftlig samtykke fra foresatte. Samtykkeskjema finner du her.

Spesielle behov

TG har lang erfaring med å tilrettelegge for deltakere med spesielle behov, og strekker oss langt for finne gode løsninger for de som måtte ha dette.

Om du eller noen du hjelper trenger tilrettelegging kan dere ta kontakt med Beredskap:Førstehjelp på forstehjelp@gathering.org eller deltakerombudet på do@gathering.org.

Under arrangementet

TG har ikke mulighet til å følge opp at deltakerne våre sover nok, spiser regelmessig, sørger for personlig hygiene osv. Derfor ber vi om at dere tar en prat om dette i forkant av arrangementet.

Sikkerhet

TG har et eget sikkerhetsteam som har adgangskontroll og patruljerer områder, både inne og ute, dag og natt. Vi har også et eget team med helsefaglig bakgrunn, som til enhver tid befinner seg på sentrale steder i Vikingskipet.

Utover dette har vi også et nært samarbeid med nødetatene. Brannstasjonen ligger vegg i vegg, og politiet er ofte til stede i og utenfor Vikingskipet. I tillegg har vi tidligere hatt flere besøk av ambulansetjenesten, som ofte er nysgjerrige på hva som skjer i Vikingskipet i påsken.

Les mer om sikkerhet og beredskap her.

Utstyr

De fleste materielle skader på deltakernes utstyr skyldes egne uhell.

Det er veldig sjelden vi opplever at deltakernes eiendeler blir borte, men man bør være forsiktig med å la mobiltelefoner, kameraer og annet småutstyr ligge uten tilsyn. Skulle noe forsvinne, kan deltakerne ta kontakt med informasjonspunktene i hallen eller sikkerhetsteamet, som vil gi råd om hva som bør gjøres.

TG som arrangør har ansvarsforsikring, men denne dekker ikke skader eller tap av utstyr som den enkelte deltaker har med seg. TG tar derfor ikke ansvar for skader som skjer på deltakernes utstyr under arrangementet. Hver enkelt deltaker må derfor selv forsikre eget utstyr.

Sitteplasser og plassering

Alle deltakerne har muligheten til å selv velge plasser via billettsystemet, Geekevents. Mer informasjon om plassreservasjon kommer nærmere arrangementet.

Mat og drikke

Det finnes flere serveringssteder inne i Vikingskipet. Serveringsstedene følger de retningslinjer som gjelder for drift av offentlig servering, og vi pleier å ha
inspeksjon fra Mattilsynet og helsemyndigheter under TG, for å påse at maten håndteres riktig.

Det er vannkraner mange steder i hallen. Vi anbefaler på det sterkeste å ha med egen drikkeflaske og drikke mye vann!

Det settes frem mikrobølgeovner og vannkokere, som vil være tilgjengelige for alle. Vi tilbyr også innbytte av kjøleelementer, slik at man kan ha med seg kjølebag.

Vikingskipet ligger også i gangavstand til Hamar sentrum, hvor det blant annet ligger flere dagligvarebutikker, restauranter og spisesteder.

Alkohol og rusmidler

TG har nulltoleranse for alkohol og andre rusmidler. Deltakere som tas med dette kan bortvises fra arrangementet.

Søvn

TG har merkede steder inne i hallen hvor deltakere kan sove. Vi tillater ikke at folk sover mellom radene eller legger seg foran nødutganger. Alle deltakere må selv ta med soveutstyr (f. eks. liggeunderlag, sovepose og pute).

Programmet på TG er tilpasset slik at det er mulig å få åtte timers søvn, uten å gå glipp av noe.

Hygiene

Vikingskipet er til daglig en idrettsarena og har derfor godt med toaletter og dusjer.

Disse blir vasket jevnlig og etterfylles fortløpende med såpe og papir. Deltakerne må selv ta med seg håndkle, hårsjampo og andre hygieneprodukter.

Det vil i tillegg til dette finnes utplassert stasjoner for hånddesinfeksjon rundt i skipet.

Hvor finner jeg mer info?
Et av målene for TG er å gi ut så mye informasjon som mulig, både til deltagere og foreldre/foresatte. Primære informasjonskanaler vil være nettsiden, Facebook og Discord.

Hvem kan jeg kontakte om jeg lurer på noe mer?

Skulle du ha flere spørsmål til arrangementet, finner du kontaktinformasjon her.

Deltakerombudet

TG har et eget ombudsteam med ansvar for at deltakerne blir godt ivaretatt. Deltakerombudet håndterer saker som ikke faller naturlig innenfor andre crew,
som når deltakere trenger noen å snakke med eller ifm. saker som gjelder tilrettelegging, ledsagere og andre spesielle behov og ønsker. Ombudet vil være
tilgjengelige i Vikingskipet under hele arrangementet.

Ombudsteamet består også av frivillige og har begrenset med tid til å besvare telefonsamtaler. Vi ber derfor om at henvendelser som ikke haster, sendes
til oss på e-post, så vil vi svare så fort vi har anledning.

Kontaktinfo:

Deltakerombudet: do@gathering.org

Førstehjelp: forstehjelp@gathering.org

Tips:

• Skriv ned hvor ungdommene sitter sånn at det blir enkelt for oss å finne dem om noe skulle skje.
• Skriv ned telefonnummer til venner eller andre som skal sitte sammen med deltakeren.
• Ordne med forsikring av utstyret deltakeren skal ha med seg.
• Snakk gjerne med ungdommen om personlig hygiene, søvn, og viktigheten av å drikke nok vann og få i seg skikkelig mat. Ettersom det er mange personer som sitter tett sammen over lang tid, er det viktig å dusje og vaske seg ofte på hendene