Arrangementsreglement
Arrangementsreglement – The Gathering 2024
Dette er The Gathering sitt reglement. Her finner du ulike regler og retningslinjer som er satt ned for at alle skal trives på The Gathering. Den er bygget opp med hensikt å sørge for at alle får en så god opplevelse som mulig, både deltakere, crew, samarbeidspartnere og ledelse.
Vennligst les gjennom vårt reglement nøye og følg det med tanke på at vi alle har et felles ansvar for å sørge for at The Gathering er en trygg arena og et fristed for både unge og gamle dataentusiaster. Om du har tilbakemeldinger på vårt reglement, eller om du mistenker at noen ikke følger vårt reglement, vennligst ta kontakt med Sikkerhet. Vi vil gjerne høre fra deg, dersom du har noe på hjertet. Sikkerhet er navnet på The Gathering sitt eget crew som har ansvar for sikkerheten under arrangementet.
Disse reglene er skrevet i tråd med KANDUs Code of Conduct, og øvrige styringsdokumenter for organisasjonen.
Husk at dersom det haster å få tak i noen som kan hjelpe deg, kan du ta kontakt med hvem som helst i Crew, og de vil formidle beskjed umiddelbart til rett sted. Crew er godt synlige under arrangementet med egne.
The Gathering har et eget crew som har ansvar for sikkerheten. Dette crewet heter “Sikkerhet”.
TL;DR?
Vi skjønner at reglementet kan være langt å lese gjennom. Derfor skal det være lett å navigere seg gjennom om det er noe spesifikt du vil finne frem til. Det viktigste er å ta vare på seg selv og andre, være hyggelig mot de rundt deg og respektere den informasjonen som kommer fra arrangementets offisielle kanaler. Husk å følge anvisninger fra vaktene.
Hvem må følge reglementet?
Vi forventer at alle som befinner seg på The Gathering følger vårt reglement. Det inkluderer, men er ikke begrenset til alle deltakere, crewmedlemmer, samarbeidspartnere, gjester og ledere. Brudd på dette reglementet kan føre til konsekvenser som advarsler, utestengelse fra arrangementet og politianmeldelse, avhengig av hvor grovt vi anser bruddet å være. I noen tilfeller kan vi også ta beslag i uønskede gjenstander, eller gjenstander som brukes mot vaktenes anvisning, eller som strider mot arrangementsreglene. Slike gjenstander, såfremt de er lovlige, med unntak av alkohol, kan hentes etter arrangementet, eller i det du skal forlate hallen.
The Gathering forbeholder seg retten til å utestenge enhver person fra arrangementet uten å refundere billett eller dekke hjemreise for dem det gjelder. Dersom du av en eller annen grunn blir vist bort fra arrangementsområdet, vil Sikkerhet ta beslag i og beholde deltakerbåndet du fikk ved innsjekking.
Dersom du på arrangementsområdet blir spurt av sikkerhetsledelsen om å legitimere deg, bør du gjøre dette. Dersom du unnlater å legitimere deg, vil du risikere bortvisning. Vi er alle på The Gathering for å skape et trygt miljø, og for å fremme god datakultur blant både unge og voksne. Vi har alle et felles ansvar for at arrangementet er trygt for alle.
Hvem håndhever reglementet?
Det er Sikkerhet som har ansvar for å håndheve arrangementets reglement. Eventuelt påførte sanksjoner og konsvekvenser på grunn av regelbrudd vil alltid behandles av sikkerhetsledelsen etter egne føringer. Sikkerhetsvaktene kan på generelt grunnlag, også subjektivt, gi advarsler og foreta beslag av uønskede gjenstander. Det er Fagleder:Beredskap og Sikkerhetsansvarlig som har øverste ansvar for beslutninger vedrørende sikkerhet og beredskap for The Gathering.
I de mer alvorlige sakene vil Sikkerhet kunne involvere politiet, dersom dette er ansett nødvendig. Ved lov- og regelbrudd under skjerpende omstendigheter, kan Sikkerhet, kun i samråd med politiet, iverksette tiltak for sporing på nettverket for å finne ut hva, og eventuelt hvor ulovlig materiale er delt fra, eller hvor en person er plassert.
Alvorlige saker meldes også til KANDU i tråd med arrangementets instruks for dette.
Ledere for Sikkerhet og Førstehjelp kan også om nødvendig, beslutte å sende deltaker, crew eller andre hjem på grunn av helse- eller smittevernmessige årsaker.
Hva om jeg har spørsmål om reglementet?
Om du har spørsmål til noe som står i reglementet, kan du ta kontakt med Sikkerhetscrewet. Sikkerhet treffer du på:
E-post: sikkerhet@gathering.org
Om nødvendig, kan Sikkerhet formidle henvendelsen din til Sponsor, Deltaker- eller Crewombudet.
Spørsmål vedrørende hyller og konstruksjoner kan sendes til Konstruksjonscrewet. Det er et eget sett med regler og føringer for hyller og konstruksjoner som skal settes opp av deltakere under The Gathering.
Konstruksjonscrewet treffer du på:
E-post: konstruksjon@gathering.org
Se konstruksjonsreglementet ved å klikke her.
Hva om jeg oppdager brudd på reglementet?
Oppdager du at noen bryter vårt reglement, ta kontakt med Sikkerhetscrewet eller et annet crewmedlem med en gang.
Ved brudd på norsk lov, kontakt Sikkerhet, så vi kan hjelpe deg å kontakte politiet.
Ved fare for liv og helse, kontakt alltid relevant nødetat direkte på nødnummer:
Politi: 112
Ambulanse: 113
Brann: 110
Varsle også Sikkerhet eller et annet Crewmedlem umiddelbart. Vi har svært mye ressurser tilgjengelig i Vikingskipet som kan hjelpe til i en nødsituasjon.
Kap 1. Plikter som deltaker
På The Gathering ønsker vi at alle skal ha det bra, og respektere hverandre. Derfor plikter du som deltaker å følge disse reglene.
1. Legitimasjon
Vi ber om at alle deltakere kan identifisere seg. Dette er nødvendig for å ha komplett oversikt over alle deltakere, samt vite hvem som faktisk er i Vikingskipet. Gyldig legitimasjon er pass, førerkort, bankkort med bilde eller annet nasjonalt eller internasjonalt ID-bevis godkjent av norske myndigheter. Dersom du eller ditt barn som skal på The Gathering ikke har noen form for gyldig legitimasjon, ber vi deg ta kontakt med oss.
2. Deltakere under 16 år
Deltakere som ikke har fylt 16 år innen de ankommer The Gathering må ha samtykke fra foresatte for å delta på The Gathering. Dette samtykket leveres i form av et signert samtykkeskjema som lastes opp på GeekEvents eller tas med i fysisk form. Deltakere under 16 år som ikke har foresattes samtykke vil avvises ved innsjekk.
Samtykkeskjema finner du ved å klikke her
3. Vær årvåken og ta vare på hverandre
Du plikter til å være årvåken og ta vare på andre rundt deg. Ser du noen som ser ut til å ikke ha det bra, snakk med personen eller tilkall hjelp ved å kontakte Sikkerhet. Det minste du kan gjøre er å si ifra til et Crewmedlem, slik at vi kan undersøke saken. Vi har alle et felles ansvar med å ta vare på de rundt oss. Tror du det er umiddelbar fare for liv og helse, ta kontakt med relevant nødetat, før du varsler Crewet umiddelbart.
4. Ved nødsituasjon
Dersom det oppstår en situasjon der hallen må evakueres, vil dette bli varslet over vårt PA-anlegg, samt at alle taklys vil bli skrudd på. Eventuelle foredrag, seminarer, sceneshow etc. vil stanses.
Dersom du spiller musikk eller andre høye lyder, slå av denne musikken eller lyden dersom det er forsvarlig å gjøre før du evakuerer. Skru også av høy musikk og lyd dersom alle lys i hallen tennes uten at det er varslet noe årsak til dette, dette kan være et tegn på at noe vil kreve din og/eller andres oppmerksomhet.
Etter at en evakuering er varslet, eller at du selv forstår at en evakuering er forestående, gå så til nærmeste nødutgang i et rolig tempo. Ikke ta med deg din datamaskin eller annen bagasje, da dette vil hindre en ordnet evakuering. Hjelp andre med å komme seg ut, og følg alle instruksjoner fra Sikkerhetscrewet. Sikkerhetscrewet vil være iført gule refleksvester.
Dersom du skulle oppdage en brann, utløs nærmeste manuelle brannmelder, kontakt et crewmedlem eller ring 110 umiddelbart.
Følg instruksjoner fra Sikkerhet, brannmannskap og politiet, samt informasjon gitt over PA-anlegget eller via megafoner.
Sikkerhetscrewet vil overvåke brannalarmsystemet døgnet rundt, og reagerer umiddelbart hvis det oppstår avvik fra det normale.
For umiddelbar hjelp i nødstilfeller, kontakt et crewmedlem og be disse om hjelp, eller ring nødetatene direkte dersom det er umiddelbar fare for liv og helse. Husk å alltid gi beskjed til et crewmedlem så raskt som mulig, dersom en nødsituasjon har oppstått – dette gjelder uansett om man har varslet nødetatene direkte selv. The Gathering har en stor gruppe med erfarne sikkerhetsvakter, samt en medisinsk beredskap med personell og leger som har god kunnskap og nødvendig utstyr til å utføre livreddende førstehjelp. Ved å varsle crewet tidlig, vil disse ressursene raskt komme til stedet. Sikkerhet og Førstehjelp vil alltid ha dialog med et koordinerende ledd i Sikkerhetsledelsen, som også oppretter direkte dialog med nødetatene ved behov.
Kap 2. Uønskede gjenstander
Det er noen gjenstander som ikke er ønsket på The Gathering. Husk at norsk lov gjelder også her. Vår liste over uønskede gjenstander kan aldri være helt komplett, og Sikkerhetscrewet kan derfor utøve skjønn ved gjenstander som ikke er beskrevet i listen nedenfor. Det er uklokt å bringe med seg gjenstander som er egnet til å skremme andre. Arrangementet har absolutt nulltoleranse for bæring av kniver etc. uten aktverdig formål.
1. Våpen og våpenlignende gjenstander
Vi ønsker ingen slags våpen eller våpenlignende gjenstander på The Gathering, dette inkluderer, men er ikke begrenset til:
Skytevåpen og andre innretninger designet for å avfyre prosjektiler. Dette inkluderer også sprettert, pil og bue med mer.
Kniver, økser og andre skarpe innretninger som kan gjøre alvorlig skade.
Slagvåpen som balltre, slåsshansker og andre stumpe gjenstander som kan gjøre alvorlig skade.
Her kan det gjøres unntak for våpenreplikaer som tilhører cosplay og som det er tydelig at ikke utgjør noen trussel. Ta kontakt med Sikkerhetscrewet eller arrangør av Cosplaykonkurransen dersom du er usikker. Overtredelse av ett eller flere av disse punktene vil i mange tilfeller kunne resultere i en politianmeldelse og utvisning fra The Gathering.
2. Hvitevarer og annet som drar mye strøm
Du kan ikke koble på hvitevarer og annet som drar mye strøm på strømnettet til The Gathering. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:
Vannkoker
Mikrobølgeovn
Kjøleskap/Kjøleboks
Kaffetrakter
Varmeskap/Varmeboks
Lader til elektrisk sparkesykkel, hoverboard eller andre kjøretøy
Dette gjelder uavhengig av om produktet kobles direkte på strømnettet via vanlig kontakt, eller via en datamaskin ved for eksempel en USB-kontakt.
På The Gathering skjønner vi at man har ulike behov for strøm, og at man nok må lade mobiltelefonen for å sikre kontakt med foresatte og verden rundt seg – husk at vi er enormt mange som må dele på strøm fra strømskapene våre, og dersom alle skal ta med seg hvitevarer etc, selv om disse bare trekker strøm via USB, ville det generert mye – og samtidig forårsaket flere strømbrudd. Vi ønsker heller at de som ønsker å lage liv og show for seg selv og de rundt, bør ha den muligheten. Derfor er vi for eksempel noe mer liberale med de som har med musikkanlegg og lys i hyllen, og de som lader mobilen i blant. Sikkerhet kan utøve skjønn i mange tilfeller. Er du usikker om du kan koble til noe på strømnettet – ta kontakt med oss!
3. Laserpekere og kraftige lommelykter
For å hindre at noen blir skadet, tillates ikke bruk av laserpekere eller svært kraftige lommelykter inne i Vikingskipet.
4. Lufthorn
For å hindre skader og ubehag, tillates ikke bruk av lufthorn på The Gathering.
5. Droner
Det tillates ingen bruk av droner på eiendommene vi disponerer under The Gathering. Dette gjelder spesielt flyging innendørs. Ønsker du å fly drone over Vikingskipet utendørs, kan du ta kontakt med Sikkerhet for veiledning først. For flyging utendørs henviser vi til Luftfartstilsynets regler.
6. Motoriserte kjøretøy
Elektriske hoverboard, sparkesykler, skateboards og andre motoriserte kjøretøy tillates ikke innendørs. Det kan bli ganske trangt mellom radene, og for å hindre ulykker kan du ikke bruke eller lade slike kjøretøy innendørs.
7. Svært kalde materialer
Det er ikke tillatt å ta med, eller bruke svært kalde materialer som tørris eller flytende nitrogen på The Gathering.
8. Store lydanlegg
Medbrakt lydanlegg skal plasseres på tildelt plass og ikke blokkere rømningsveier og fri ferdsel mellom rader og i midtgang. Det er absolutt ikke tillatt å koble lydanlegg direkte i strømskapene.
Sikkerhet kan dersom lydnivået fra større lydanlegg anses uforsvarlig, for høyt eller på annen måte blir kilde til konflikt, pålegge eier å dempe lyden. Dersom pålegg om å dempe lyd ikke overholdes, kan Sikkerhet ta vital del fra anlegget i midlertidig beslag inntil arrangementet er avsluttet.
Kap 3. Uønskede handlinger
I tillegg til at vi forventer at deltakere på The Gathering følger norsk lovverk og respekterer andre rundt seg, finnes det også flere handlinger som ikke skal utføres på eller i tilknytning til The Gathering.
1. Voldelig eller grenseoverskridende atferd
Alle deltakere skal respektere hverandre og hverandres grenser, og det er viktig å ta hensyn til at personer er ulike og oppfatter situasjoner ulikt. Selv om du er glad i klemmer, er det ikke sikkert den som sitter ved siden av deg ønsker å få en klem av deg.
Ingen slags voldshandlinger eller grenseoverskridende atferd aksepteres på The Gathering, og om dette oppdages vil det slås hardt ned på. Dette gjelder også psykiske voldshandlinger som verbal mobbing eller lignende. Vi ønsker at alle skal oppleve The Gathering som et trygt og godt sted å være.
2. Salg av produkter
Salg av gjenstander som betraktes som kommersielt salg på grunn av tilgjengelig antall, fremgangsmåte eller hensikt, krever særskilt tillatelse fra arrangøren.
Nettverksmarkedsføring eller multi-level marketing business er ikke tillatt.
Det tillates heller ikke salg eller markedsføring av koffeinprodukter som ikke er godkjent for salg i Norge. Dette gjelder blant annet koffeintabletter, koffeinholdige drikker og andre energidrikker hvor koffeinnivået er høyere enn den lovlige grensen. Dette gjelder også om det er privat fra person til person. Koffeinprodukter du tar med til eget bruk, er ditt ansvar.
3. Alkohol
All alkoholholdig drikke er forbudt både på arrangementet og området rundt, inkludert parkeringen. Alkohol vil bli beslaglagt og tømt ut. Berusede personer vil ikke bli sluppet inn i hallen, og ved forsøk på inngang i beruset tilstand, risikerer man en tidsbestemt bortvisning frem til man er antatt edru igjen. Personer som blir funnet beruset inne i hallen risikerer å bli kastet ut av arrangementet uten refusjon av billett- eller transportutgifter. .
4. Røyking
Røykeloven gjelder også på The Gathering. Ingen form for sigaretter, heller ikke e-sigarett/vape er tillatt brukt innendørs. Røyking er kun tillatt på angitt inngjerdet område utenfor hovedinngangen.
5. Uautorisert inngang og adgangsbånd
Alle forsøk på å komme seg inn i hallen utenom punkter for innsjekk er forbudt. Sikkerhetsvaktene patruljerer både hall-området og området rundt hallen. I tillegg finnes det kameraovervåkning både utendørs og innendørs som monitoreres av Sikkerhet døgnet rundt. Forfalskede, eller “lånte” adgangsbånd vil få konsekvenser, og man risikerer å bli avkrevd billettkostnaden eller bli utvist fra arrangementet. Dersom man låner bort adgangsbåndet sitt til andre, risikerer man utvisning. Brikken på båndet er din personlige, og den er registrert i ditt navn og linket til din konto hos vår billettleverandør. Husk at pengene vi får inn fra billettene blir brukt til selve arrangementet og dermed deg.
6. Tyveri
Vi anbefaler at du ikke legger penger, kamera, mobiltelefoner, eksterne disker eller andre verdigjenstander som er lett å ta med seg synlig. The Gathering får sjeldent inn rapporter om tyveri, men vi ser at mange legger igjen eiendeler uten tilsyn. Er du alene med utstyret ditt, bli kjent med de som sitter rundt deg slik at dere kan hjelpe hverandre med å passe på tingene når noen av dere ikke er til stede. Skriv ned serienummer, ta gjerne bilder av det du tar med, slik at vi kan identifisere din eiendel dersom vi får den inn.
Kontakt Sikkerhet om noe er stjålet, eller Deltakerservice dersom du mister noe. Finner du noe som ikke er ditt, leveres dette til Deltakerservice. Alt av tyveri må anmeldes på politiets nettsider eller til politiet direkte.
The Gathering kan ikke hjelpe med anmeldelser, utover å veilede med hvor dette kan gjøres.
Dersom du er vitne til tyveri, eller ser andre være i besittelse av dine eller andres gjenstander som er meldt savnet, ta kontakt med Sikkerhet umiddelbart og vi vil hjelpe deg videre.
7. “Gaffing” og frihetsberøvelse
Det tillates ikke å benytte tape, “gaffatape”, eller andre midler til å feste personer fast i for eksempel stoler og bord, eller på annen måte holde noen tilbake verken med eller uten personens tillatelse. Dette er fordi vi til enhver tid er avhengige av å kunne sørge for en effektiv og ordnet evakuering av Vikingskipet i en nødsituasjon. I tillegg kan limet som finnes på enkelte typer tape forårsake skade om det kommer i direkte kontakt med huden. I grove tilfeller vil man risikere konsekvenser for deltakelse ved arrangementet.
8. Sovende personer
Det tillates ikke at personer som sover blir utsatt for handlinger som kan antas å påvirke dem negativt når de våkner, dette inkluderer, men er ikke begrenset til å tegne, helle vann på, bygge ting rundt, skrive på etc. Søvn er svært viktig, også på The Gathering
9. Ødeleggelser og hærverk
Hærverk og ødeleggelser er ikke tillatt, og arrangementet minner om de alminnelige norske lover. Personer som uaktsomt, eller forsettlig ødelegger eller utfører hærverk en annen persons eiendeler vil kunne stå økonomisk ansvarlig for utbedring og erstatning. I tillegg risikerer man konsekvenser for deltakelse ved arrangementet. Ødeleggelser eller hærverk på Vikingskipets eiendom vil slås hardt ned på, og vil føre til politianmeldelse. Husk at dersom stolen til naboen er hvit og fin, la den forbli sånn – tegn ikke på den, før eieren uttrykkelig sier at du får lov – og selv da bør du tenke, for om vedkommende etter fem minutter har ombestemt seg. Vel. Da blir det kjipt etterpå allikevel. Ta vare på hverandre!
Kap 4. Billetter, refusjoner og tidlig hjemreise
Ved kjøp av billetter til The Gathering, gjelder visse regler og restriksjoner. I tillegg til det som er beskrevet i norsk lovverk, har vi noen tilleggsbestemmelser.
1. Refusjoner
I utgangspunktet er billetter ikke refunderbare. Likevel har vi valgt å tillate refusjoner med noen restriksjoner.
Full refusjon (minus billettavgift) er mulig i starten av billettsalget. Nøyaktig dato er beskrevet på gathering.org.
50% refusjon (minus billettavgift) er mulig litt lenger enn full refusjon. Nøyaktig dato er beskrevet på gathering.org.
Etter disse oppgitte fristene vil ingen refusjonsforespørsler godkjennes, uansett årsak.
Dersom du på grunn av sykdom ikke får deltatt på The Gathering, må du benytte reiseforsikring eller på annet vis få dekket tapet. Vi kan ikke være ansvarlig for å følge opp dette, eller vurdere slike forespørsler om refusjon etter fristene som er oppgitt.
2. Refusjoner ved hjemreise på medisinsk grunnlag
Dersom du som deltaker på grunn av sykdom og/eller helse må, eller blir bedt av Beredskapsledelsen om å forlate arrangementet etter ankomst, gis som regel ingen refusjon. Du vil i slike tilfeller få utskrevet en attest av oss som du kan benytte, dersom reiseforsikringen din dekker tap eller hjemreise i slike situasjoner.
Dersom sykdommen har oppstått på arrangementet, og man antas å være en potensiell smitterisiko, vil man isoleres fra de andre deltakerne og sendes hjem så snart som praktisk mulig. Mistanke om smittsom sykdom er for eksempel, men ikke begrenset til omgangssyke, influensa eller koronavirus. Vi har medisinsk fagpersonell og leger som løpende vurderer slike situasjoner som kan oppstå underveis på The Gathering. Vårt mål er å holde alle deltakerne i Vikingskipet trygge, friske og raske.
Beredskapsledelsen, vårt medisinske personell og leger kan i flere tilfeller vise skjønn og forsøke å tilpasse situasjonen for at du skal få bli på arrangementet. Vi har anledning til å vurdere og behandle mange ulike tilstander på stedet, med utstyret, medisiner og personellet vi har tilgjengelig. Ta kontakt med oss dersom det er noe du lurer på, eller du ikke føler deg bra!
Dersom man er under 18 år, vil Beredskapsledelsen eller Ombud ta kontakt med foresatte og avtale transport og løsning videre.
3. Refusjoner ved hjemreise på annet grunnlag
Dersom du på grunn av brudd på arrangementsregler eller annet grunnlag, bes om å forlate arrangementet, gis ingen refusjon eller kompensasjon. Ei heller vil arrangøren dekke kostnad for eventuell hjemtransport.
Dersom man er under 18 år, vil Beredskapsledelsen eller Ombud ta kontakt med foresatte og avtale transport og løsning videre.
4. Videresalg
Videresalg av vanlige deltakerbilletter er tillatt, men kun til samme eller lavere pris enn du selv kjøpte billetten for, jfr. svartebørsloven.
Videresalg av billetter som er du har fått gratis er ulovlig, jfr. svartebørsloven. Du har lov til å gi gratisbilletter videre til andre.
Kontaktinfo:
Om du har spørsmål til noe som står i reglementet, kan du ta kontakt med Sikkerhetscrewet. Sikkerhet treffer du på:
E-post: sikkerhet@gathering.org
Spørsmål vedrørende hyller og konstruksjoner kan sendes til Konstruksjonscrewet. Det er et eget sett med regler og føringer for hyller og konstruksjoner som skal settes opp av deltakere under The Gathering.
Konstruksjonscrewet treffer du på:
E-post: konstruksjon@gathering.org
Nødetater:
Brann – 110
Politi – 112
Ambulanse – 113