KANDU's (Kreativ Aktiv Norsk Data Ungdom) guide til datatreff rev 1.0. 1. Innledning 2. Logistikk 3. Innhold 4. Markedsføring 5. Sponsorer/partnere 6. Mennesker 7. Kjemi 8. Økonomi 9. Hvorfor Innledning: Hei, vi som skriver dette har gjennomført og lagd party/treff i ganske mange år. Vi har gjennomført The Gathering for syvende gang i 1998, samt at vi har hjulpet andre partyer i inn- og utland gjentatte ganger. Vi gjør mye rundt om, og ser at folk gjør mange av de samme feilene gang på gang. Og siden vi allerede har gjort 'nesten' alle feil som kan gjøres, håper vi at dere ikke gjør det. Å holde et party krever en del av arrangørene, uavhengig av størrelse og publikum. Dette skrivet vil forhåpentligvis gjøre det enklere for dere som ønsker å arrangere et party. Vi tar opp mange emner som er viktige for gjennomføringen av et party, og håper dere vil plukke ut de delene som angår dere. Hvis ting ikke står på denne lista, ring, skriv eller mail oss gjerne. Vi vil gjerne hjelpe til, og helst med litt større forvarsel enn den normale uka før. 90% av jobben gjøres på forhånd, og de siste 90 rett før og under partyet. Får du fordelingen ned i 90% før og 50 under, planlegger man bra! Logistikk: Et rasende kjedelig ord, men det ordet som oftest knekker et hvert party. Har du ikke peiling på hva du TRENGER for å gjennomføre et party, sørger for at du får det, og har backup planer for det meste, vil du før eller senere løpe i veggen. Hvordan man løser ting da, se avsnittet om kjemi. Et par ting er nødvendige for at ting skal gå opp. Lokale Alle partyer må holdes i et lokale, og nesten et hvert lokale duger. Skoler med klasserom, aulaer, gymsaler er ypperlige utgangspunkter. Velforeninger, samfunnshus o.l. er også glimrende. Prat med lærere og få de til å støtte opp under prosjektet. Gå så sammen til rektor eller ansvarhavende og å få en kontrakt på lokalet. Sett en dato dere kan holde, helst minimum 3 måneder i forveien. Desto lengre tid, desto bedre planlegging. Kontrakten bør inneholde følgende punkter: - Tidspunkt for åpning av hallen for publikum. - Tidspunkt for disponering av hallen i forveien til montering. Dette punktet er svært viktig. Skal du åpne partyet fredag 16:00 er det altfor sent å komme inn fredag 14:00 for montering. - Tidspunkt publikum skal være ute. - Tidspunkt nedmontering skal være ferdig. Her er det både for at dere skal ha en tid å jobbe mot, samt at alle arrangørene bør være pliktig til å være igjen til dette tidspunktet. Aksepeter ingen unntak, mm. det er TVINGENDE nødvendig. En jobb fordelt på 10 personer tar 1 time, vil ta 18 fordelt på 2 personer. - Leie for lokalene. Dette bør i utgangspunkter være støttet av skolen, kommunen eller andre. Allier dere med en person som er kjent av utleier, på skole (lærer, rektor, vaktmester), i bygg eid av kommunen en politiker eller ansatt teknisk etat e.l. Husk at partyet framstilles som stimulerende for en interesse som har stor verdi for framtiden og er lærerikt for alle parter. Søk kommune om midler til dekning av leie eller garanti for underskudd. Verdien av partyet er større enn dere tror! Se avsnitt om sponsor/partnere for mer info. - Leie for vakter. Mange historier om 1000,- for lokalet, og 7500,- for overtidsbetaling av en vaktmester som kun ligger å sover på kontoret sitt er mange. Husk at egne vakter hjelper, men å få skolen til å godkjenne en 18-åring som ansvarlig for 50-200 personer i 72 timer er VELDIG sjeldent. Involver foreldre og hør om deres tilstedeværelse kan godkjennes, evt. klag på at dette gjør partyet økonomisk umulig å gjennomføre. - Betaling for hærverk, slitasje. Hærverk må dere dekke selv, og ta ansvar for dette. - Inkludert annet utstyr. Bord, stoler, strøm og strømfordeling. - Bruk av evt. ISDN-linjer. Betaling for tellerskritt eller fastsum beregnet på bruk at telefonen. - Servering. At dere evt. får mulighet til å selge brus, potetgull, pizza etc. Skal dere få inn penger er det ingenting som hjelper mer enn salg av varm pizza (Grandiosa e.l.) lørdag kveld 23:30. Bord - Er det på en skole er det ofte tilgang på pulter e.l. Bruk dette. Sett grenser for maks plass hver enkelt deltager trenger. 80 x 120 cm holder som regel, har du mer er det bare kult. For å utnytte plass og kabler best mulig, sett opp dobbeltrekker så langt dere greier. Dvs. langbord med plass til en på hver side av bordet. Søk om lån av pulter, bord o.l. på andre skoler hvis ikke den ene skolen har nok. Husk at transport at dette tar plass og tid. Sett av nok tid til dette. Stoler - Lån av skoler eller andre samfunnsforsamlinger. Er som regel ikke noe problem. Sørg for at dere har nok stoler til alle + minimum 30% over til alle andre funksjoner og fellessamlinger. Strøm - Beregn 1 (en) ampere pr. deltager, det holder plenty. At folk ønsker å med seg kjøleskap, toaster, mikrobølgeovner o.l. kan dere blåse i. Skal dere ha party for 150 stk trenger dere altså 150 amp fordelt utover. Det er 10 stk 16 ampere kurser, og må ofte hentes fra et større fordelingskap. Utstyr må leies/lånes fra et elfirma, så utnytt alle kjennskaper dere har til slike firma. Det koster ofte ca 4-6 tusen kroner å få satt opp. Dette er kun til fordeling og inkluderer ikke stikk ved hver enkel plass. Husk også strøm til scene og evt. prosjektor. Sett av 16 eller 25 ampere til dette. Fordelere-Etter investeringen over, koster det ofte mer å få stikk til hver enkelt person. En god måte å ordne dette på er å kjøpe forgreningskontakter som gir 5 kontakter fra et stikk. Ved å koble disse etter hverandre vil du få. 4 på første uttak, et stikk går bort til neste, 4 på andre uttak osv. 5 meter ledning gjør at du dekker 16 personer med fire fordelere. For 150 personer blir dette da 40 fordelere som kan kjøpes for ca 100 spenn hvis man planlegger dette kjøpet litt på forhånd. Lån eller bruk av disse kan ordnes ved å informere godt til deltagerne på forhånd. Admin - Regn med iallefall en tusenlapp til alt annet for partyer opp til 100 stk, over dette, regn med iallefall 3 tusen. Brevark, invitasjoner (se markedføring), telefoner, bensin, skruer, strips etc. Alt koster. Plag foreldre for det dere trenger, men vær ute i god tid! Noe mer trengs faktisk ikke for å få til et party, alt annet er ekstra, men vi skal ta det opp for det. Scene - Kult å ha, både for å presenter demoer, spesielle events, eller ha finaler i diverse spill på storskjerm er alltid like kult. Bygges best av eksisterende materiale, hvis ikke, glem det! (For dyrt og kan oftest IKKE improviseres). Prosjekt.-Noen freakere har dette, så få tak i dem og bruk prosjektoren de eier. Evt. så har har en mor eller far tilgang til en på jobben, eller skolen har en. Sverg på dere har egen vakt på denne (hvilket man pleier å ha, siden en eller annen alltid vil vise/leke med et eller annet på den). Leie av en grei prosjektor koster rundt 1500,- og lerret 1000,- ekstra. Stort sett en unødig kostnad hvis man kan få lånt en et annet sted. Husk å sjekke om den kan vise data og/eller video, samt at den støtter de oppløsningene dere vil bruke. Ingen selvsagthet! Nettverk- Ikke alle party trenger eget nettverk, selv om det har sett sånn ut i det siste. Husk at mindre partyer ikke trenger like mye futt som store på backbonet (baknettet). For inntil 40 personer trengs ingen switch (nettnav som gir ny båndbredde til hver utgang). Man kan nøye seg med hub'er (nettnav som kobler alle sammen på samme fysiske nett). Unntak er der man har VELDIG aktive brukere f.eks Quakespillere! Ved aktive nett beregn ca 8-15 brukere på svitsjet port. Skal ikke gå inn på alle detaljer her, les heller generelt om nettverk for å forstå dette bedre. Hub'er kan kjøpes, switcher koster for mye for mindre party. Netkabler-Å sette opp nettverket til alle koster en god del penger, og kabler er intet unntak. Coax-kabler til 150 personer koster rundt 5000-6000, og TP (telefonkabler) koster rundt 10000,- I tilegg kommer kostnaden til backbonet (noen hundrelapper) for større partyer. Disse tingene er det bedre å leie enn å eie hvis dere kun skal ha et party i året! Internet- Ordnes best via ISDN. Med 2 kanaler via en ruter får man 2x64Kbit, som holder ganske bra for et party for inntil 100-150 personer. Du trenger en gateway/proxyserver for å håndtere hovedlasten mot internett uansett, hvis ikke kneler systemet ved 10-20 personer! Vær klar over visse problemer med f.eks. IRC hvis man bruker en VANLIG enkelt IP-konto mot internett leverandøren. Filmrom - Ha en fanatiker med gode kontakter eller eget anlegg til å håndtere dette. Ypperlig sted for diverse firmaer å vise fram hjemmekinutstyret sitt! INGEN kjøper mer og dyrere teknoleker enn partydeltagere! Forsikr - Sørg for forsikring av arrangementet. Dette koster rundt 1000 kroner, men er vel spanderte penger hvis noe dyrt skulle gå i stykker. KANDU har i lengre tid tilbudt en pakke til de som arrangerer partyer rundt om. Vi har strømkabler til 200 stk (flere kan skaffes på noen ukers varsel), nettverkskabel både TP og Coax, switcher og HUB'er til noen tusen, ruter (internett tilkobling) for inntil 4 stk ISDN-tilkoblinger (512Kbit) og inntil 250 egne IP-addresser. Proxy/gateway/DHCP server er med i pakka. Vi har også prosjektor og lerrett. Vi sender helst med en person med som passer på utstyret og får det opp å stå. Personen trenger gjerne 3-6 personer som hjelper til og lærer nok til å kunne gjøre det 100% selv neste gang. Det eneste man da trenger til et party er lokaler, bord, stoler, strømskap og evt ISDN-linje(r) for Internett. Resten kan vi ordne! Innhold: Demo - Selvforklarende for innvidde eller helt uforståelig for utenforstående. I tillegg til klassiske Amiga og PC grener, musikk, grafikk o.l., sørg for å tenke nytt. 3D grafikk, animasjoner, logo, HTML, Quake-level, robot og alle andre typer av datarelaterte konkurranser er kule! Tenk nytt og vær kreativ! En ting som ødelegger for de fleste partyer er premier: IKKE konkurrer på størrelse! Bruk heller noen hundrelapper på kule diplomer eller minneverdige plaketter! Spill - Quake er selvsagt, men involver fler med Red Alert, Warcraft, Worms 2 e.l. Finn nye kule spill og prøv disse ut. Don't be daft! Finn på nye varianter (spill uten keyboard, kun mus f.eks) Forandring fryder, men eksperimenter ikke med mer enn et par ting om gangen. Tar man helt av, mister man tråden et-eller-annet sted på veien. Internet- Hjemmeside, IRC-race, internett-rebus e.l. Her er det lite som egentlig fins idag, så finn på nye. Andre - Beste design av datamaskin, hard-diskos, useless utility, coke slamming eller hvilken som helst annen konkurranse som fenger folk grunnet innsats, ekkelhetsfaktor eller idiotiinnslag. Læring - Få med noen som har litt peil på en ting som er viktig for ditt publikum. En grunder fra en softwarebedrift i lokalmiljøet kan fortelle mye om hva som kreves for å lykkes senere i livet. Innsats, vilje og hobbyvirksomhet får deg langt, men ikke hele veien. Samfunn - Skal dere lykkes med å skape noe som hele lokalsamfunnet setter pris på, sørg for at de er invitert. Fortell presse når de kuleste tingene skjer. Ha gjerne en åpen datadag (lørdag 10:00-18:00) slik at foreldre og voksne kan få et innblikk i hva som skjer. At det ikke blir "Mat dyrene i zoo"-dag må dere sørge for selv. Markedsføring: De enkleste ideene er de beste. Helsides annonser er for dyre og hjelper dere ikke det dugg. Bruk rykte-metoden, sett opp plakater på skolene rundt om i rimelig omkrets, kontakt lokalpresse på et tidlig tidspunkt og få de til å skrive om dere noen uker før partyet også. Lag en invitasjon på maskinen som spres, og ha en hjemmeside folk kan se på. Gå på andre partyer eller sørg for at de får plakater slik at de reklamerer for dere på sine partyer! Send email til alle dere kjenner, og vær på IRC for å spre det glade budskap. KANDU holder på å sette opp en partysite på internett hvor alle partyer kan legge sine hjemmesider, alle datoer for de fleste partyer blir lagt opp etc. Dette vil være gratis og selvadminstrende for alle. Har du et party, hjelper vi til med å spre budskapet. Sponsorer/partnere. Punkt en er at de fleste partyer er for små til å gå på det aller største sponsorene alene! Vær heller smart og gå på folk i nærmiljøet eller med sterk tilknytning til miljøet rundt partyet ditt. Vi har nevnt kommune og skole. Disse bør være dine sterkeste partnere. Spør foreldre eller andre med kontakter. Utnytt alle muligheter. Å spørre Telenor om ISDN-linjer til et party er vanskeligere og mer tidkrevende enn å spørre en lokalbedrift om 2000 kroner i støtte til en kul greie! Disse 2000 kan du så bruke på linjene. De fleste partyer sikter for høyt og kaster bort all tid på dette. Ikke gå i samme fella! Søk kommunen om støtte til drift før du setter i gang, og til dekning av lokalet evt. til garanti for underskudd. Mye av tiden går med til å skaffe penger til å få partyet i gang. Spør alle typer bedrifter og nevn ungdom, utdanning, fremtid, og frivillig arbeid, men forvent ikke å bade dere vei til penger. Er dere heldige vil ting gå i null eller litt over! Mennesker: Få å sette istand et party for 50-100 stk, bør dere iallefall være 5-8 hovedarrangører. Sørg for at iallefall en er sjef for alt sammen (den som signerer og betaler regninger). De andre bør styre hver sin del, sammen eller hver for seg. Få med 8-10 andre minst, som hjelper til med forefallende arbeid. Ting som tar mest tid er inngang, vakthold og konkurranser. Resten er mer fleksibelt. Sørg for at den innerste kjerne er folk som jobber og tar ansvar. Dere vil garantert få minst en som gir opp bare alt ser litt mørkt ut. Sørg for backup som kan hoppe inn hvor som helst. Den jobben ingen andre gjør må dere ta hånd om selv. Dette inkludere alt fra konkurranser til vasking av toaletter. Vær forberedt på alt! Kjemi: De som hjelper til har gjerne gratis inngang, og ingenting betalt. Sørg for at de føler seg spesielle, f.eks. eget spiserom, egne T-skjorter e.l. Det kreves ytterst lite for å gjøre et crew fornøyd, og de er deres viktigste ressurs. Sørg for at de vet det. Folk som ikke gjør jobben sin gjør det fordi de ofte er satt til feil jobb, ikke skjønner hva de holder på med eller på annen måte føler seg satt tilside. Sørg for at alle jobber har lik status. Å være sjef for nettet er kult, men like viktig er det å sørge for toalettene er rene, eller at pengene kommer inn i døra! Sørg for at alle vet dette også. Et party, et crew! Økonomi: Vi har allerede pratet om utgifter og inntekter. Ikke bruk penger du ikke har tjent! Å regne med billettinntekter fra 300 stk når du har 50 påmeldt er idioti. Et lite party kan gå rundt med 10 000 i inntekter. Har du 100 personer må da hver person betale en hundrings! Har du 50 stk, reduser på utgiftene. Å sette opp 25 000 i premier på et party som har 150 deltagere er like idiotisk (men skjer VELDIG ofte). Vær realistisk og kalkuler med uforutsette utgifter og reduserte inntekter! Hvorfor: Fordi det å holde et party hvor de fleste av deltagerne går hjem fornøyd og gjerne vil at du skal holde et party er verdi nok i seg selv. Å gjøre noe ingen har gjort før deg. Å se hva folk får til på ditt party bare du legger mulighetene åpne. KANDU (Kreativ Aktiv Norsk Data Ungdom) er en frivillig non-profit organiasjon basert i Oslo. Den er 2 år gammel og har hjulpet over 30-40 partyer i Norge, Sverige, Danmark, Finland og Taiwan. Trenger du informasjon, støtte, utstyr eller annen hjelp ta kontakt med oss på. KANDU Henrik Ibsensgt. 7 0179 Oslo Telefon: +47-22205953 Fax: +47-22203983 Mobil: +47-90119966 kandu@gathering.org