Informasjon til foreldre og foresatte.

Hver påske siden 1992 har The Gathering samlet datainteressert ungdom fra både innland og utland, og i år samles rundt 5500 ungdommer i vikingskipet på Hamar! TG er en sosial samlingsplass for ungdom, og en trygg arena hvor alle er velkomne. Det blir arrangert konserter, kurs, konkurranser og andre aktiviteter gjennom hele uken.

TG arrangeres ved hjelp av over 350 frivillige som vil gjøre sitt beste for at deltakerne skal få en fin påske. Denne artikkelen vil gi deg svar på spørsmål du som foresatt måtte ha både rundt hva som skjer i forkant og under arrangementet.

Informasjonen på denne siden er skrevet av deltakerombudet, et team på syv frivillige, som har som ansvarsområde å sørge for at deltakernes rettigheter ivaretas, både under planleggingen, men også under selve arrangementet. Vi vil være tilgjengelige i vikingskipet hele påsken og passe på at alle deltakere har det bra, og vi stiller opp om noen trenger noen å prate med, eller en skulder å gråte på.

Deltagerombudet har under arrangementet begrenset med tid til å besvare telefonsamtaler. Vi ber derfor om at henvendelser som ikke haster, sendes til oss på e-post.

E-post: do@gathering.org

Telefon: 462 96 710

Før TG

Aldersgrense

Det er ikke satt noen øvre eller nedre aldersgrense for deltakere, men vi anbefaler at barn og ungdom under 16 år deltar sammen med eldre søsken eller -venner, eller foresatte.

Barn og ungdom under 16 år

Alle deltakere under 16 år må ha skriftlig tillatelse fra foresatte for å delta på TG, og vi må dessverre avvise mindreårige som mangler denne. Skriftlig tillatelse gis via et eget skjema som skrives ut og signeres. Dette skjemaet vil bli gjort tilgjengelig nærmere påsken.

Som arrangører har vi ikke mulighet til å følge opp at deltakerne våre sover nok, spiser regelmessig, sørger for personlig hygiene osv. Derfor ber vi dere som foresatte å vurdere om ungdommene er selvstendige nok.

Spesielle behov

Vi på TG har lang erfaring med å tilrettelegge for ulike handicap, og strekker oss langt for finne gode løsninger og tilretteleggelse for de som måtte ha spesielle behov.

Om dere trenger tilrettelegging kan dere ta kontakt med medic på medic@gathering.org eller deltagerombudet på do@gathering.org.

Under arrangementet

Sikkerhet under arrangementet

TG har en egen sikkerhetsstab som sjekker alle som går inn og ut av lokalene, og patruljerer områder både inne og ute, dag og natt. En del av staben har også helsefaglig bakgrunn, og befinner seg til en hver tid på godt merkede områder i vikingskipet. Alle installasjoner og rigger er godkjent av brannvesenet.

Utover dette har vi også et nært samarbeid med nødetatene. Brannstasjonen ligger i samme bygg som arrangementet, og politiet er ofte til stede utenfor vikingskipet. Les mer om sikkerhet her.  

Utstyr deltakerne tar med seg

De fleste materielle skader på deltakernes utstyr skyldes egne uhell.

Det er veldig sjelden vi opplever at PC-er blir borte, men man bør være forsiktig med å la mobiltelefoner, kameraer og annet småutstyr ligge uten tilsyn. Skulle noe forsvinne, kan deltakerne ta kontakt med servicedesken eller sikkerhetsstaben.

TG som arrangør har ansvarsforsikring, men denne dekker ikke skader eller tap av utstyr som den enkelte deltaker har med seg. TG tar derfor ikke ansvar for skader som skjer på deltakernes utstyr under arrangementet. Forsikring av utstyr må hver enkelt ordne med sitt forsikringsselskap.

Sitteplasser og plassering

Alle deltakerne har muligheten til å selv velge plasser via billettsystemet. Sånn kan man sørge for at vennegrupper og familier får sitte samlet. Se her for mer info om valg av plasser. (https://www.gathering.org/tg19/page/alt-om-plassreservering)

Mat og drikke

Det finnes flere serveringssteder inne i vikingskipet som selger både mat og drikke under hele arrangementet. Disse følger de retningslinjene som gjelder for drift av offentlig servering, og vi pleier å ha inspeksjon fra Mattilsynet og helsemyndigheter under TG, for å påse at maten håndteres riktig.

Det er vannkraner mange steder i hallen, og vi anbefaler på det sterkeste å ha med drikkeflaske og drikke mye vann!

Mikrobølgeovner og vannkokere vil være tilgjengelige i skipet sånn at deltakerne kan tilberede medbrakt mat. Vi tilbyr innbytte av kjøleelementer, slik at man kan ha med seg kjølebag.

Vikingskipet ligger også i gangavstand til Hamar sentrum, med butikker og påskeåpne restauranter og spisesteder.  

Alkohol og rusmidler

TG har nulltoleranse for alkohol og andre rusmidler. Blir noen tatt med dette medfører det utvisning fra arrangementet.

Søvn

TG stiller med flere dedikerte soveområder for deltakere, et oppvarmet sovetelt med vakthold og merkede steder inne i hallen. Vi tillater ikke at folk sover mellom radene, eller at folk legger seg foran nødutganger. Alle deltakere må selv ta med soveutstyr (f. eks. Liggeunderlag, sovepose og pute).

Programmet på TG blir lagt opp slik at det er en periode hver natt der det ikke foregår noe spesielt, for at deltakerne ikke føler at de går glipp av noe ved å sove.

Hygiene

Vikingskipet er til daglig en idrettsarena, og har derfor godt med toaletter og dusjer.

Disse blir vaskes jevnlig, og etterfylles med såpe og papir. Deltakerne må selv ta med seg håndkle og sjampo.

Annet

Hvor finner jeg mer info?

Et av målene for TG er å gi ut så mye informasjon som mulig, både til deltagere og foreldre/foresatte. Primær informasjonskanal både før og under arrangementet vil være nettsiden og Facebook.

Hvem kan jeg kontakte om jeg lurer på noe mer?

Skulle du ha behov for å kontakte oss, finner du kontaktinformasjon her.

Telefonene til oss er først og fremst for spørsmål om saker relatert til arrangementet. Vi har ikke kapasitet til å formidle kontakt med deltagere annet enn i nødstilfeller.

Tips:

1. Skriv ned hvor ungdommene sitter sånn at det blir enkelt for oss å finne dem om noe skulle skje
2. Skriv ned telefonnummer til venner eller andre som skal sitte sammen med deltakeren.  
3. Ordne med forsikring av utstyret deltakeren skal ha med seg
4. Snakk gjerne med ungdommen om personlig hygiene, søvn, og viktigheten av å drikke nok vann og få i seg skikkelig mat. Ettersom det er mange personer som sitter tett sammen over lang tid, er det viktig å dusje og vaske seg ofte på hendene!