Vikingskipet, Hamar 12.–16. april 2017

English

Til foreldre

Alle deltagere under 16 år må ha et samtykkeskjema underskrevet av sine foresatte. Mer informasjon finnes her.

Kjære foreldre, foresatte og alle andre som er inne og leser

Alle deltagere under 16 år må ha et samtykkeskjema underskrevet av sine foresatte. Mer informasjon finnes her.

I Vikingskipet samles rundt 5500 ungdommer i påsken, en tanke som både kan virke imponerende, overveldende og skremmende for bekymrede foreldre som sitter igjen hjemme. Vi har derfor skrevet denne teksten for å gi dere en bedre forståelse for hvordan ting foregår, og hvilke tiltak vi har gjort for å gjøre oppholdet på The Gathering best mulig. Vi klarer ikke tilfredstille alle svar med et skriv som dette, men dere kan også ta kontakt med oss hvis det er noe dere lurer på.

The Gathering (TG) er en samlingsplass for ungdom som ønsker å delta og utfordre seg selv innen blant annet kreativt databruk, spill og konkurranser med mer.
Vi ønsker å ha en arena hvor alle er velkomne, enten de skal produsere musikk/video/spill/demoer, se konserter, høre på foredrag, treffe venner, spille eller delta i forskjellige aktiviteter/konkurranser som skjer rundt i skipet.

Å sende avgårde sin(e) håpefulle til TG kan føles noe usikkert. Det er et kjempestort dataparty med mye mennesker, og i den forbindelse dukker det gjerne opp en del spørsmål. Er TG trygt? Får vi kontakt med vår datter eller sønn under arrangementet? Spiser de noe? Hvordan er sovefasilitetene? Kan de dusje? Er det nok toaletter? Hva skjer hvis...?

TG kan ikke gi noen personlig garanti for noen under arrangementet, men vi forsikrer dere om at vi gjør vårt aller beste for at deltakerne våre skal ha en flott påskeferie, og at de kommer hjem lykkelige og i ett stykke, med en større ballast av positive opplevelser enn de hadde da de kom.

Vi har arrangert TG i over 20 år, og hvert år er vi over 300 personer som jobber på spreng for at alt skal fungere, og for at deltakerne våre skal være fornøyde. Mange av dem startet som deltaker en gang selv, og har mye erfaring med å håndtere den utfordringen TG er.

Hvor kan jeg finne informasjon?

Et av målene for TG er å gi ut så mye informasjon som mulig, både til deltagere og foreldre/foresatte. Dette er et viktig arbeid som vi etterstreber så godt vi kan å holde på et høyt nivå.
Primær informasjonskanal vil være nettsiden og Facebook.

Kan jeg komme i kontakt med arrangørene?

Skulle du ha behov for å kontakte oss, finner du kontaktinformasjon her.

Er det noen aldersgrense for å være på TG?

Det er ikke satt noen aldersgrense for deltagere på TG, men vi anbefaler at de som er under 16 ikke kommer alene. Det er fint å være på TG sammen med søsken og venner som er over 16.

TG er pålagt av politiet å sørge for at alle deltagere under 16 år har en skriftlig tillatelse fra foresatte til å være med på TG. Mindreårige som ikke har skriftlig tillatelse er vi nødt til å avvise. Dette skjemaet blir gjort tilgjengelig nærmere påsken.

Det er dere som foreldre som kjenner deres barn best, og dere må bestemme om deres barn kan delta. Som arrangører har vi ikke mulighet til å følge opp at folk sover nok, at de spiser regelmessig, sørger for hygiene osv. Derfor ber vi dere som er foreldre om å vurdere om ungdommene klarer å ta vare på selv på disse områdene, eller om de skal dra sammen med noen.

Kan ungdommene få sitte sammen med dem de kjenner?

Jada, venner og familiemedlemmer kan ordne så de får sitte sammen når man velger plass via billettsystemet.

Kan dere hjelpe meg med å få kontakt med mine ungdommer på TG?

Vi anbefaler at du utstyrer ungdommen med en mobiltelefon, slik at du selv kan ta kontakt hvis du trenger det. Telefonene til oss som er arrangører er først og fremst for spørsmål om saker relatert til arrangementet. Vi har ikke kapasitet til å formidle kontakt med deltagere annet enn i nødstilfeller. Som en sikkerhet ber vi deg om å skrive ned hvor de sitter, da blir det lettere for oss å finne folk. Det kan være kjekt å også ha telefonnummeret til venner av deres håpefulle.

Er det trygt på TG?

Ja! TG har sitt eget sikkerhetsstab som blant annet sjekker at alle som vil inn i skipet har billett, patruljerer rundt i skipet og passer på at deltakerne har det bra. En del av denne staben har helsefaglig bakgrunn og har eget område som er tydelig merket. Det vil alltids være kompetente personell tilgjengelig under arrangementet.

Utover dette har vi et nært samarbeid med nødetatene. Politiet er ofte tilstede i eller utenfor skipet. Brannstasjonen ligger i samme bygg, og all installasjon/rigg/rader er godkjent av brannvesenet.

Hva hvis utstyr blir ødelagt eller forsvinner?

Det tas med utstyr for mange tusen kroner på TG. TG som arrangør har ansvarsforsikring, men denne dekker likevel ikke skader eller tap av utstyr som den enkelte deltaker har med seg. Det er veldig sjelden vi opplever at PC-er blir borte, og de fleste materielle skader skyldes uhell, som at man velter en brusflaske over tastaturet sitt.

De siste par årene har vi sett at det blir mer og mer løst utstyr som det er lett å ta med seg. Man bør derfor være forsiktig med å la f. eks. mobiltelefoner og kameraer ligge uten tilsyn. TG tar ikke ansvar for skader som skjer på deltakernes utstyr under arrangementet. Forsikring av utstyr må hver enkelt ordne med sitt eget forsikringsselskap. Skulle noe forsvinne så ta kontakt med infodesken eller sikkerhetsstaben.

Hvordan er det med mat?

Det er serveringssteder i hallen. Disse følger de retningslinjene som gjelder for drift av offentlig servering. Vi pleier å ha inspeksjon fra Mattilsynet og helsemyndigheter under TG, for å påse at maten håndteres riktig. Det finnes også flere restauranter og serveringssteder i Hamar som er åpne i påsken. Tilgang på mat på TG er ikke noe problem.

Det blir også gjort tilgjengelig mikrobølgeovner og vannkokere, slik at deltakerne kan ha med seg mat selv og tilberede i. Butikkene i Hamar har hovedsakelig åpent onsdag og lørdag i påsken, men det finnes butikker som har åpent hver dag. Vi tilbyr innbytte av kjøleelementer, slik at man kan ha med seg en kjølebag som holder pålegg etc. kjølig.

Drikke?

På TG er det nulltoleranse for alkohol og andre rusmidler. Blir noen tatt med dette medfører det utvisning fra arrangementet.

Det selges brus og andre drikker i skipet, samt en del har med seg det de skulle trenge.
Det er likevel en ting til som vi ber dere snakke med ungdommene om: Fem dager med lite søvn og Cola går ikke. De må forstå nødvendigheten av å drikke vann. Vennligst hjelp oss med å få opp forbruket av drikkevann. Det er vannkraner mange steder i hallen, så en drikkeflaske er lurt å ha med.

Går det an å sove noe sted?

Vi har flere dedikerte soveområder på TG. Soveområder finner man på og ved tribunene, men man må selv ta med seg soveutstyr (f. eks. liggeunderlag og sovepose). Mange har med seg pute. Det kan bli hardt og kaldt å ligge på betong i lengden. Vi tillater ikke at folk sover mellom radene, eller at folk legger seg foran nødutganger. Dere som foreldre må snakke med ungdommene om hvor viktig det er å sove. Ingen kan være våken i fem døgn i strekk.

I tillegg har vi et stort sovetelt på utsiden av skipet, innenfor sperringene. Dette er oppvarmet, og et godt alternativ til å ligge på tribunene inne i hallen. Det er til enhver tid sikkerhetsvakt ved soveteltet.

Programmet på TG blir lagt opp slik at det er en periode hver natt der det ikke foregår noe særlig, slik at deltakerne ikke føler at de går glipp av noe ved å sove noen timer.

Hva med toaletter og dusjer?

Vikingskipet er en idrettsarena, så det er massevis med toaletter og dusjer. Disse blir jevnlig vasket og etterfylt med såpe og papir. Deltakerne må ta med seg håndkle og sjampo selv. Vi ber om at dere snakker med ungdommene om noen enkle ting rundt hygiene. Ettersom det er mange personer som sitter tett sammen over lang tid, er det viktig å vaske seg ofte på hendene. Håndvask etter å ha vært på toalettet er obligatorisk. Fortell dem også at de må vaske hender før de tar i mat, og om de deler en pizza med kamerater, må alle vaske seg før de setter nevene i den. Et motiverende argument kan være at man faktisk er mer opplagt, og kan prestere bedre, når man føler seg nydusjet og frisk.

Spesielle behov?

Vi er fleksible når det gjelder å finne løsninger for dem som har spesielle behov. Vi har lang erfaring med at deltagere på TG har forskjellige typer handicap, og strekker oss langt for å tilrettelegge for dem. Ta kontakt med enten Medic på medic@gathering.org, eller deltagerombudet på deltagerombud@gathering.org, så finner vi en løsning.

Til slutt!

Vi har nå holdt på med dette i over 20 år. Dette har fungert bra i alle år, og vi er overbevist om at vi i år igjen får laget en flott påskeopplevelse for våre deltakere.
Tg er en trygg arena for ungdom, hvor de kan få utfolde seg og stifte nye bekjentskap.

Denne siden er skrevet av deltakerombudet. Vi er et lite team på fire personer, som er deltakernes talerør i ledergruppen. Før arrangementet hjelper vi til med å finne løsninger for saker som ikke er A4. Under arrangementet passer vi på at deltakere har det bra under sitt opphold på TG, og er den instansen deltageren kan gå til dersom noe føles feil, eller hun/han trenger noen å prate med, eller en skulder å gråte på.

Deltagerombudet er som alle andre i crew på TG, frivillig, og har dermed begrenset med tid til å besvare telefonsamtaler. Vi ber derfor om at henvendelser som ikke er veldig viktige, sendes til oss på e-post.

E-post: do@gathering.org
Telefon: +47 46 29 67 10

Svenn-Olav
Deltakerombud