Informasjon til foreldre

Kjære foreldre og foresatte.

The Gathering 2013 er en samlingsplass for ungdom som ønsker å utfolde sine kreative egenskaper, møte likesinnede og lære. Vi ønsker å skape en arena hvor datainteressert ungdom skal få mulighet til å samles for å kose seg i fem dager sammen med andre likesinnede, og med et ønske om å kunne benytte sin kreativitet fullt ut.

Å sende avgårde sin datter eller sønn til The Gathering kan føles noe usikkert. Det er kjempestort dataparty med mye folk, og i den forbindelse dukker det gjerne opp en del spørsmål. Er The Gathering trygt? Får vi kontakt med vår datter eller sønn under arrangementet? Spiser de noe? Hvordan er sovefasilitetene? Kan de dusje? Er det nok toaletter? Hva skjer hvis?

I Vikingskipet samles rundt 5500 ungdommer i påsken, en tanke som både kan virke imponerende, overveldende og skremmende for bekymrede foreldre som sitter igjen hjemme. Vi har derfor skrevet denne teksten for å gi dere en bedre forståelse for hvordan ting foregår, og hvilke tiltak vi har gjort for å gjøre oppholdet på The Gathering best mulig. Vi klarer ikke tilfredstille alle svar med et skriv som dette, men dere kan også ta kontakt med oss hvis det er noe dere lurer på.

The Gathering kan ikke gi noen personlig garanti for noen under arrangementet, men vi forsikrer dere om at vi gjør vårt aller beste for at deltagerne våre skal ha en flott påskeferie, og at de kommer hjem lykkelige og i ett stykke, med en større ballast av positive opplevelser enn de hadde da de kom.

Vi har arrangert The Gathering i over 20 år, og hvert år er vi over 300 personer som jobber på spreng for at alt skal fungere, og for at deltagerne våre skal være fornøyde. Mange av dem startet som deltager en gang selv, og har mye erfaring med å håndtere den utfordringen The Gathering er.

Hvor kan jeg finne informasjon?

Et av målene for The Gathering er å gi ut så mye informasjon som mulig, både til deltagere og foreldre/foresatte. Dette er et viktig arbeid, som vi etterstreber så godt vi kan å holde på et høyt nivå.

Den viktigste informasjonskanalen vår er websidene våre, som du er på nå. Vi anbefaler at du holder deg oppdatert her hele tiden. Her legger vi ut informasjon om arrangementet, praktiske opplysninger, tidspunkt for de forskjellige arrangementene som blir gjennomført på TG, samt kontaktinformasjon. I tillegg sender vi TV over nettet hele døgnet - kanskje du kan se dine ungdommer på TG-TV i påsken?

Kan jeg komme i kontakt med arrangørene?

Skulle du ha behov for å kontakte oss som sitter i ledelsen, finner du alle telefonnummer her.

Undertegnede av dette skrivet er deltagerombud. Vi er et apparat på tre personer som stiller som deltagernes talerør i ledergruppen. Vi passer også på at deltagerne har det bra under sitt opphold på The Gathering, og er den instansen deltageren går til dersom det er noe som føles feil, eller dersom hun/han trenger noen å prate med, eller en skulder å gråte på. Vi er også behjelpelige med å tilrettelegge dersom det skulle være behov for dette under arrangementet.

Spørsmål til deltagerombudet kan sendes til epostadresse deltagerombud at gathering dot org.

Er det noen aldersgrense for å være på TG?

Det er ikke satt noen aldersgrense for deltagere på TG, men vi anbefaler at de som er under 16 ikke kommer alene. Det er fint å være på TG sammen med søsken og venner som er over 16.

The Gathering er pålagt av politiet å sørge for at alle deltagere under 16 år har en skriftlig tillatelse fra foresatte til å være med på TG. Dette skjemaet med underskrift må alle som er under 16 ha med seg når de kommer til TG. Mindreårige som ikke har skriftlig tillatelse er vi nødt til å avvise. Skjemaet finner du her.

Det er dere som foreldre som kjenner deres barn best, og dere må bestemme om deres barn kan delta. Som arrangører har vi ikke mulighet til å følge opp at folk sover nok, at de spiser regelmessig, og sørger for hygiene osv. Derfor ber vi dere som er foreldre om å vurdere om ungdommene klarer å ta vare på selv på disse områdene, eller om de skal være sammen med noen.

Kan ungdommene få sitte sammen med dem de kjenner?

Jada, venner og familiemedlemmer kan ordne så de får sitte sammen når man velger plass via billettsystemet. 

Kan dere hjelpe meg med å få kontakt med mine ungdommer på TG?

Vi anbefaler at du utstyrer ham/henne med en mobiltelefon, slik at du selv kan ta kontakt hvis du trenger det. Telefonene til oss som er arrangører er først og fremst for å få kontakt med oss angående saker relatert til arrangementet. Vi har ikke kapasitet til å formidle kontakt med deltagere annet enn i nødstilfeller. Som en sikkerhet ber vi deg om skrive ned hvor barn(a) din(e) sitter, da blir det lettere for oss å finne folk.

Er det trygt på TG?

Ja, det er trygt! Vi har et godt samarbeid med politiet på Hamar, og de er også til stede både i og utenfor hallen. Brannstasjonen ligger i samme bygg som TG holder til i, og alle installasjoner som gjøres på TG er godkjent av dem.

TG har også et eget sikkerhetscrew som vokter innganger (vi slipper ikke inn folk uten billetter) og som hele tiden passer på det som skjer med tanke på sikkerhet. En del av dette crewet er det vi kaller Medic. Vi har en førstehjelpsstasjon i hallen (tydelig market med stort Røde Kors-merke) der vi har utdannet helsepersonell, døgnet rundt.

Hva hvis utstyr blir ødelagt eller forsvinner?

Det tas med utstyr for mange tusen kroner på TG. TG som arrangør har ansvarsforsikring, men denne dekker likevel ikke skader eller tap av utstyr som den enkelte deltageren har med seg. Det er veldig sjelden vi opplever at PCer blir borte, og de fleste materielle skader skyldes hendige uhell, som at man velter brus over tastaturet sitt.

De siste par årene har vi sett at det blir mer og mer løst utstyr det er lett å ta med seg. Man bør derfor være forsiktig med å la f.eks. mobiltelefoner og kameraer ligge uten tilsyn. TG har ikke ansvar for skader som skjer på deltagernes utstyr under arrangementet. Forsikring av utstyr må hver enkelt ordne med sitt eget forsikringsselskap. Husk at reglene for hva som dekkes av tap og skader er forskjellige hos de ulike forsikringsselskapene.

La ikke lommebøker og mobiltelefoner ligge løst på plassene når det ikke er folk der! Alle tap og skader skal rapporteres til infodesken, som også vil formidle kontakt med politi hvis nødvendig, slik at det blir riktig i forhold til eventuelle diskusjoner med forsikringsselskap.

Hvordan er det med mat?

Det er to serveringssteder i bygningen. Disse følger de retningslinjene som gjelder for drift av offentlig servering. Vi pleier å ha inspeksjon fra Mattilsynet og helsemyndigheter under TG, for å påse at maten håndteres riktig. Det finnes også flere restauranter og serveringssteder i Hamar som er åpne i påsken. Tilgang på mat på TG er ikke noe problem. En av grunnene til at vi ikke anbefaler at deltagere under 16 kommer alene, er at vi ser at ikke alle spiser regelmessig nok til å holde koken i fem dager.

Det vil bli muligheter for å bestille matbilletter sammen med inngangsbilletten. Denne billetten gir deltageren frokost og middag hver dag, levert av et av serveringsstedene i Vikingskipet. Ved å bruke disse matbillettene har man tilgang til variert og god mat. Disse kjøpes gjennom geekevents.org. Mer informasjon om matbillettene finner du her. 

Det blir også gjort tilgjengelig microbølgeovner og vannkokere, slik at deltageren kan ha med seg mat selv og tilberede i disse. Butikkene i Hamar har hovedsaklig åpent onsdag og lørdag i påsken, men det finnes søndagsåpne butikker som har åpent hver dag. Vi tilbyr innbytte av kjøleelementer i vår infodesk, slik at man kan ha en kjølebag som holder evt. pålegg etc. kjølig.

Drikke?

Det selges ikke alkoholholdig drikke på TG. Vi har nulltoleranse når det gjelder alkohol og alle andre rusmidler. En deltager som har eller bruker dette, blir utvist uten videre. Man kan kjøpe brus og andre leskedrikker i hallen, og mange har ofte med seg store lass med egen drikke. Det er likevel en ting til som vi ber dere snakke med ungdommene om: Fem dager med lite søvn og Cola går ikke. De må forstå nødvendigheten av å drikke vann. Vennligst hjelp oss med å få opp forbruket av drikkevann. Det er vannkraner mange steder i hallen, så en drikkeflaske er lurt å ha med.

Går det an å sove noe sted?

Vi har flere dedikerte soveområder på The Gathering. Soveområder finner man på og under tribunene, men man må selv ta med seg soveutstyr (f.eks. liggeunderlag og sovepose.) Mange har med seg pute. Det kan bli hardt og kaldt å ligge på betong i lengden. Vi tillater ikke at folk sover mellom bordene, eller at folk legger seg foran nødutganger. Dere som foreldre må snakke med ungdommene om hvor viktig det er å sove. Ingen kan være våken i fem døgn i strekk.

I tillegg har vi sovetelt på utsiden av skipet, innenfor innsperringene. Disse er oppvarmet, og et godt alternativ til å ligge på tribunene inne i hallen. Det er til en hver tid sikkerhetsvakt ved soveteltene.

Programmet på TG blir lagt opp slik at det er en periode hver natt der det ikke foregår noe særlig, slik at ikke deltagerne føler at de går glipp av noe ved å sove noen timer.

Hva med toaletter og dusjer?

Vikingskipet er en idrettsarena, så det er massevis med toaletter og dusjer. Disse blir kontinuerlig vasket og etterfylt med såpe og papir. Deltagerne må ta med seg et håndkle og shampo selv. Vi ber om at dere snakker med ungdommene om noen enkle ting rundt hygiene. Ettersom det er mange personer veldig tett sammen over ganske lang tid, er det viktig å vaske seg ofte på hendene. Håndvask etter å ha vært på toalettet er obligatorisk. Fortell dem også at de må vaske hender før de tar i mat, og om de deler en pizzaeske med kamerater, må alle vaske seg før de setter nevene i den. Et motiverende argument kan være at man faktisk er mer opplagt og derfor kan være oppe mer når man kjenner seg nydusjet og frisk.

Spesielle behov?

Vi er fleksible når det gjelder å finne løsninger for dem som har spesielle behov. Vi har lang erfaring med at deltagere på TG har forskjellige typer handicap, og strekker oss langt for å tilrettelegge for dem. Ta kontakt med enten Medic på medic at gathering dot org, eller deltagerombudet på deltagerombud at gathering dot org, så finner vi en løsning.

Noe annet?

Det er over 20 år siden vårt første arrangement. Det har fungert bra tidligere, og vi er overbevist om at det kommer til å fungere bra igjen. Hvis dere har muligheten til å stikke innom på Hamar for å se, så gjør det. Det er vanskelig å helt skjønne hva TG er uten å ha sett, hørt og luktet det. TG er et trygt arrangement, og om jeg hadde vært forelder, ville jeg ikke være mer bekymret for å ha ungdommer på TG enn om de var andre steder. Hvis du vil snakke med deltagerombudet om det som står her eller andre ting rundt TG, er det bare å skrive til deltagerombud at gathering dot org.

Mats Frøiland, deltakerombud